Кадры и делопроизводство

• Кадровый аудит

• Аудит делопроизводства

• Разработка положений, должностных инструкций, правил и иных локальных нормативных актов

• Организация делопроизводства, разработка инструкции по делопроизводству

• Организация работы с аффилированными лицами

• Разработка положения о коммерческой тайне предприятия, перечней сведений, положений для трудовых контрактов работников с учетом положений о коммерческой тайне

• Организация воинского учета

• Оформление личных дел работников

• Организация кадрового учета

Основными документами, регламентирующими ведение делопроизводства, являются:
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ, утвержденная Постановлением Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 N 4. 
- СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Указанные нормативные акты обязывают предприятия самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства, отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Кроме того требуется разработка и утверждение положения о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.

Каждая организация должна иметь собственную номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура) и каждого структурного подразделения (при наличии).

Государственная архивная служба контролирует состояние делопроизводства в государственных органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с законодательством (ст. 26 Закона N 3277-XII).

Кроме достаточно жесткой нормативно-правовой регламентации документооборота предприятия, правильное построение работы с документами, четкая организация документооборота являются одним из факторов отлаженной и систематизированной работы любой фирмы, позволяющей не только эффективно использовать документы и связанные с ними ресурсы, но также легко и быстро передавать их под ответственность того или иного должностного лица при приеме/увольнении сотрудников и, порой самое главное, вовремя и просто отыскать необходимую информацию или документальное подтверждение.

Согласно Основных  правил работы архивов центральных и местных органов государственной   власти   и   управления,   учреждений,  организаций  и предприятий  Республики  Беларусь, утвержденных Государственным комитетом по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от 30.04.1997 N 5 , каждая  организация  должна  разработать  свое  положение об архиве, определив  в  нем  правовой  статус  архива, его задачи, функции и права, источники  комплектования и состав  документов,  поступающих на  хранение (подп. 14.1.)

Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством

Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив - по месту их создания (оперативное хранение).

Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.

Уничтожению подлежат:

• дела временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков оперативного хранения;
• дела, не подлежащие передаче в государственный архив по истечении сроков хранения.

Отбор документов для уничтожения производится при проведении экспертизы их ценности. По результатам экспертизы на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором акт составлен.

Кадровое делопроизводство, помимо текущей кадровой работы заключается, прежде всего, в правильном оформлении, ведении и храненииличных дел сотрудников.

Основным документом, регламентирующим данный аспект является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 N 2.

Данным нормативно-правовым документом установлены требования к личным делам работников, обязательные для применения  всеми организациями РБ. Установлены формы обязательных для включения в личное дело документов и карточек, порядок их заполнения, требования к хранению и многое другое.

Юридические услуги в этой области предоставляются в форме

• консультаций
• предоставлении или составлении необходимых документов,
• разработке локальных правовых актов (инструкций, положений, правил)
• комплексная помощь руководителю или ответственному должностному лицу в организации документооборота, хранения, уничтожения документов, или в организации кадрового делопроизводства.

Заказать услугу